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上司からメールに返信なし場合、角の立たない催促方法

2017.7.20

上司から送ったメールに返信なしだと仕事が進まない!でも催促すると失礼にあたるかも…と困っている方いらっしゃると思います。

特にメールはこちらの予想以上に冷たく感じるので、こちらでは普通の意味で送ったメールに不愉快な気分にさせたというメールトラブルというのは、プライベート、ビジネス問わす起こりやすいのです。

上司に催促メールを送る際の角の立たない表現についてご説明いたします。


メールの返信なしな上司の気持ちになって考えよう

相手を不愉快にさせないのには、相手の気持ちになる事が一番です。

さてあなたが上司だったとします。毎日何十通のメールを確認する必要があります。メールというのは基本斜め読みするものです。

しかし、用件がはっきりわからずやたら長い文章を見るとイライラしますよね。

また、「先日送ったメールについて〜」なんて文面の催促が来ると「先日っていつだよ!」キレたくなるものです。だって日に何十通もくるんですよ。件名も違っていれば、送信主で検索をかけなくてはいけなくて、これこそ二度手間になります。

返信が必要なメールに上司から返信がないのは、怠惰な上司が悪いのではなく、判りにくい文章で送った自分が悪いと思いましょう。

自分の送った文章を見直してください。上司がこの期日までに「返信が必要」と認識できる内容になっていますか?期日がないモノはどんどん後回しになれる運命です。期日もきちんと記載しましょう。

上司が返信なしにするメールとは?

上司は日に何十件もメールを読まなくてはいけません。そのため重要な要件は件名に記載してあれば、必要かどうかというのはメール本文を見るまでもなく判断できます。

しかし、返信されないメールの多くは、本当に判りにくい件名が付いてる事がほとんどなのです。例えば、「〇〇会社とのMTGの件」という件名だけだと、連絡か返信が必要か判りませんよね。しかしこれが「【要返信】〇〇会社とのMTGの日程調整の件」と書いてあれば、内容を読まなくても返信が必要という事がすぐに判りますよね。

また文章も、簡単な挨拶(お疲れ様です。もしくは、お忙しい所申し訳ありません)の後に用件を記載、それからその用件に関する詳細を記載するというのが鉄則です。

例をあげれば、今回はMTGの日程を決めたいのですから、挨拶の後に、「〇〇会社と以下の日程にてMTGをしたいと連絡がありましたので、ご都合の良い日時を〇月〇日までにご返信をお願いいたします。」と書きます。

その後に、〇〇会社の誰とどこでなんのミーテイングをするのかを説明します。こういった情報の詳細は箇条書きの方が見やすいです。

送るメールに気を配るだけで、返信をしてくれる確率はぐっと上がります。

メールに返信なしの上司への角の立たない催促文章例文

まずは、メールを再送します。自分が一度送ったメールを再送する方法と、新しくメールを作成し、返信が必要な内容をコピペする二つの方法があります。

どちらにしろ前置きの文章が必要です。

そこには先日という表現ではなく「日付と時間」をきちんと書きましょう。また新しいメールで送る場合は前回のメールの件名も記載します。

メールを再送する場合は、件名の一部に「【再送】」と記載すると、「前に一度送ったのをもう一度送る」という事が相手にこの件名だけで伝わります。

過度な挨拶は余計ですが、「お忙しい所恐縮です。」ぐらいの一言は初めにつけましょう。そして、「〇月●日〇時●分に送付した「件名」のメールですが、ご返信をいただいていないので、再度お送りいたします。ご確認の上、×月×日までにご返信いただければ幸いです。」

と前置きを置いて、前回おくったメールの内容を記載しましょう。

メールの文章は自分の想像以上に難しい事を知っておこう

メールは文章しか情報がありません。そして、ネットを介した文章というのは、どうしても気持ちを伝えるのが難しいのです。だから絵文字が発達したり、スタンプが誕生したわけです。これはメールの文章だけでは伝えられない気持ちや感情を補足するツールです。

しかしビジネスメールでは顔文字を使う訳にもいきませんので、文章だけで勝負になります。そのため、どうしても自分の意図を超えて、相手に冷たい印象を与えたり、上から目線のように感じられる文章になる傾向がある事を知っておきましょう。

その逆に「お忙しいところ恐縮ですが〜」「誠に勝手ながら〜」というのが一つ枕詞にしてそれから文章を続けると印象がずいぶん和らかくなります。こういった便利な枕詞がいくつかありますので、それを覚えておくといいでしょう。

しかし、同じ言葉を何度も使うとそれはそれでうざく感じるので、一つのメールに精々同じ枕詞は一つから二つにしておきましょう。

催促は口頭や電話でもOKだけど、メール再送は必須

上司がメールを返信しないのは、そもそもメールの内容が悪いからという事を覚えておきましょう。まずは返信が必要なメールに関しては件名には必ず「【要返信】」といれましょう。メールは斜め読みされるのが基本なので、用件は始めにもってきて、詳細は箇条書きなどで後に記載するようにします。

メールの催促は口頭や電話でも問題ありませんが、メールを再送した上で一声かけましょう。でないと上司は元のメールを探して余計な時間がかかってしまいます。メールの再送の際は、必ず元のメールの文章をコピペなどして、再送されたメールを見れば用件が事足りるようにしましょう。

メールの文章は自分で想像しているよりも、相手の感情を害しやすいので細心の注意が必要です。ちょっとした枕詞を使う事で、依頼する言葉の印象を和らげることができますから、いくつかそういった枕詞を用意しておくと、メールの文章が柔らかくなり、相手の印象も良くなります。

是非ご参考にしていただければ幸いです。

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