仕事のお悩み解決所

上司に相談を持ちかけたい そんな時は、メールでアポイント!

2017.6.15

会社に対する要望や、自身の進退、今後の身の振り方――そうした、あまり他の人には知られたくないことを、社内でまず相談する相手といえば、やはり直属の上司になります。

ただ、上司に相談を持ちかけようにも、社内では他の人の目や耳が気になり、中々話を持ちかけることすら出来ない、そんな状態になっていませんか?

そんな時には、是非、メールでアポイントを取ってみましょう!

上司に相談したいけど、中々話せない ならメールでアポイント!

例えば、現在の職場で自分の限界を感じた時。

現在の仕事の内容が自分には向かないと感じた時。

同僚との間にトラブルが発生してしまった時。

結婚や妊娠という喜ばしい出来事、逆に身内に不幸が起きそうな時――

そうした”何か”が起きた時、解決・対処法の相談を、あなたは会社の誰に、真っ先に持ちかけますか?

中には、一番仲のいい同僚と答える人もいるでしょうが、こと業務に関わることに関しての相談事は、直属の上司に相談すべきだと言えます。

あまり感じたことはないかもしれませんが、上司という立場の人は、部下の”管理”を会社から仕事として任されている立場です。

ですから、業務に支障が起きる可能性がある問題を抱えている部下から話を聞き、それを解決に導くことも、その立場の人の仕事だと言えます。

ただ、上司に相談を持ちかけようにも、同僚が常に周囲にいたり、上司が外出がちなどで中々話しかけることが出来ない、という状況の人もいるでしょう。

そんな時に使いたいのが、メールです。

メールでアポイントを取り、さり気なく二人で話せるような状況を作ってもらいましょう。

自分の進退を上司に相談する時のメールでのアポイントの取り方

上司に相談を持ちかける事案として一番多いのが、やはり自分の進退を含めた仕事に関わることについてでしょう。

既に退職の意思を固めている人も、どうしようか迷っている、異動を望んでいる、待遇の改善を求めたい――そんな時には、やはり直属の上司に相談をするのが、社会人としてのルールです。

こうしたケースで上司にメールでアポイントを取る時には、メールの文面の中に「退職したい」「異動したい」といった言葉を入れないほうがいいでしょう。

件名も「ご相談」という形に留めた上で、

「どうしても○○さん(部長・課長 等)にご相談したいことがありますので、改めて時間を割いて頂けますか」

といった書き方をするといいでしょう。

この時、自分に時間がなくて、自分から日程を指定する時がある時には

「ご相談に乗って頂く身で申し訳ありませんが、○日までにお時間を頂ければ幸いです」など、具体的な日にちを指定し、上司の返答を待ちましょう。

勿論、自分の都合ばかりを優先し、繁盛期に相談を持ちかけるのはマナー違反です。

指定する場合には、上司にとっても時間の取りやすい時期を考えましょう。

プライベートなことを上司に相談する時のアポイントメールは?

仕事に関すること以外での相談・報告を行う場合にも、勿論メールでのアポイントを取ったほうがいい場合があります。

それが、結婚や妊娠といった、プライベートではあるけれど、仕事にも多少なりとも影響があることについての相談です。

この時には、件名こそはやはり「ご相談」とした上で、

「まずはメールでのご報告になって申し訳ありません。またプライベートなことなのですが…」と、先に要点を書いてしまうのもいいでしょう。

上司は立場上、部下から「相談があります」と持ちかけられると、やはり「すわ退職か?」と身構えてしまうからです。

ですから、結婚・妊娠を期に退職を考えていないのであれば、まずメールの中でその事に触れた上で、細かなこと(結婚ならば結婚式はいつ頃か、出産ならば産休・育休についても含めて)を決めたい、と先に伝えておきましょう。

勿論、まだ周囲には話してほしくないのであれば、メールでも

「少し落ち着いてはっきりと話せるようになった時期に話したいので、ご内密にお願いします。」と伝えましょう。

上司に相談を持ちかける時、場所や時間は指定していいもの?

実際に相談に乗ってもらう時には、仕事に関することであるならば勤務時間内でも構いません。

プライベートなことが相談内容である時には、勤務時間外を指定するといいでしょう。

場所に関しては「ご内密に」という一文があれば、普通は社内・社外を問わず、上司の方としても話しやすい場所を選んでくれるものです。

ただ、そうした気遣いを見せてくれない人であった時には、アポイントに関するメールの中で、自分で会議室を押さえたり、社外の場所を指定するなど、先回りしてしまうのもいいでしょう。

そして実際の相談の場では、何が理由・何が議題になるとしても、「上司の時間を割いて貰っている」ということを忘れず、思っていることや伝えたいことが端的に伝わるよう、話す内容を予め決めておきましょう。

上手く言葉で伝えられないならば、その時までに紙にアウトプットして、端的に物事が進むよう、十分配慮するといいでしょう。

相談事はまず上司に持ちかけること。それが社会人としてのマナー

インターネット上ではよく、「何故、相談事を直属の上司にすべきなのか」といった質問を見ることがありますが、これにはれっきとした理由があります。

最初に触れた通り、上司という立場の人は、”部下の抱えている問題を解決に導く”ことを、会社から担わされているのです。

その人を飛び越えて、別の上司や同僚に正式な相談を持ちかけるのは、『「直属の上司は信頼できない人間だ」と部下に評価されている、という評価』を、会社に示してしまうことになるのです。

もし、退職の原因が上司その人だ、というような状況でない限り、上司の顔を立てるためにも、一番最初に話すべきです。

これはビジネスシーンでの基本のルール・マナーの一つですから、余程、直属の上司が信頼できないような時を除き、これに従いましょう。

また、もう一つ大切なことは、上司に相談事を持ちかける時、メールで全てを終わらせてはいけない、ということです。

勿論、「○日に退職します」という通告も、法律上は何の問題もありません。

しかし、どんな相談事であっても、しっかり目と目を合わせて話し合うことも、やはり社会人としてのマナーです。

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