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上司に対し、体調不良時にするメール返信で気を付ける事

2017.6.24

普段のプライベートでも体調不良時には意識がボーっとしたりして、メール作成時には思っている内容とは違う意図が伝わってしまうことがありますよね。仲の良い友人ならともかく、会社でこのような事態を引き起こしてしまっては問題になりかねません。

会社に勤めていると社内でメールのやりとりが行われる事があります。特に上司に対しては失礼のないように、メール返信で気をつけなければならないポイントを押さえておきましょう。


上司へ体調不良時にメール返信をするタイミングを考える

仕事内容にもよりますがメールの重要度を考えましょう。仕事内容に関して返信をするものなのか、仕事外の事に関して返信をするものなのか。また後日の返信でも大丈夫なものなのか。

もちろん仕事内容のもの、また緊急のものに関しては体調不良でも無理でないならすぐにメール返信をするべきです。

例えば上司から仕事後に食事に誘われ、その返信をしなければならない時。今すごく頭痛がしてお断りしたいので「無理です」と即返信をするのと、飲んでいた鎮痛剤が効いてきて楽になった状態で「体調に無理のない範囲でご一緒させていただきます」と返信するのとでは印象が違います。返信が遅くなった理由も素直に鎮痛剤が効くのを待っていたと話す事ができます。

少しタイミングをずらすだけで上司からの印象が変わる場合があるので内容を吟味し、タイミングをみてメール返信しましょう。

体調不良時に上司にするメール返信の内容を見直す

いつも通りにメールを作成しても体調不良時には少し感じが悪くなったりしたり表現が軽くなってしまったりします。

これもまた仲の良い友人相手であれば言い訳も取り返しもつきますが上司が相手となるとそうもいきません。文章を作成したら内容を見返してみましょう。

伝えなければならない内容は全部含まれているか、敬語表現はしっかりできているか、挨拶を含む一文やメール連絡をくれた事に対してのお礼の一言が入っているか等を状況に応じて見直しをしっかりするようにしてください。身体が辛い時には少しキツい作業かもしれませんが後々この時のメール返信がきっかけで上司とギクシャクしてしまってはその方が辛くなります。

このような時は少し丁寧すぎるくらいにする事を意識すると良いでしょう。少し大げさであっても丁寧な文章であれば上司も悪い気はしないはずです。

上司へのメール返信内容の中に体調不良である事を付け加える

念には念をで、文章の最後に「本日は体調不良のため集中力がかけており、失礼な表現がありましたら申し訳ございません」といった旨を付け加えると良いでしょう。この一言でどんな無礼でも許されるといったものではありませんが、誤字や少々の不明な表現であれば事情をわかってくれるはずです。

同じ誤字でも普段の元気な状態で間違えたら「正しい漢字もわからないのか」と思われるかもしれませんが、具合が悪い時のメール内誤字であれば「ふらふらな時は変換も間違えるだろう」と察してくれるでしょう。

また体調不良であってもしっかりメール返信をしている事、またちゃんと自分の状態を報告している事。その点についても上司は評価してくれるかもしれません。しかしあくまでも付け加えて補足するものであり、メインで伝えたい事が疎かになってはいけません。メールの主題についての方の文章作成に気を配りましょう。

体調不良時にはあえてメールを使わないのも手

メール返信について述べてきましたが、内容によってはメールでなく電話や直接対面で用件を伝えるのもいいでしょう。

例えば体調不良で会社を休みたい場合。メールで伝えるのはとても楽ですが、始業時間までにメールを確認してもらえない場合もあります。また欠勤により業務について連絡したい場合もメールでは伝え忘れや文章の表現による捉え違いなどが起こる可能性もあります。

就業中の体調不良により早退したい場合など、社内メールでやりとりするよりは直接上司の所に出向き報告する方が良いのは明らかです。逆に上司が近くにいるとしたらメールで早退の意思を伝えるのは不自然に思われてしまってもおかしくありません。

このようにメールをして返信を待ってさらにメール返信して、といった手順より場合や時や状況に応じてメールという手段を使わないという方法も検討してみましょう。

体調不良時のメールは気遣いあおう

体調不良時、上司にするメール返信は緊張もしますし身体の不調から気の重さが出てきてしまいますが、これらの内容に気をつけながら作成していけば大丈夫です。よほどの事がない限り大きな失敗もしないから大丈夫!と自信をもってメールしましょう。

いざ自分がこのような事態になってみるとわかりますが、いつものメール作成とは作成途中も作成文章も様子が少し違ってきてしまう事があります。自分が作成する時だけでなく、仕事であれプライベートであれ相手からもらったメールがいつもと違うとか何かおかしいとか感じても、相手がもしかしたら少し体調が悪いのかもしれない、そうワンクッション置いて考えることができるでしょう。

メールでは送る側も受け取る側もお互いに気遣えると良いですね。

会社関係でも心の余裕を持ってメール作成にあたり、素晴らしい社会人生活を送ってくださいね。

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