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不採用の電話を入れる時に注意すべき言い方とは

2017.10.4

会社で人事の仕事をしていると、不採用の電話をしなければいけない時もありますが、相手に伝える時の言い方には気をつけなければいけません。

不採用の電話をすることは気まずいですが、はっきりと伝えなければいけないですし、もし言い返されたらどうすればいいか迷ってしまいます。

そこで譜代用の電話を入れる時に注意すべき点について紹介します。


不採用の電話の言い方としては事実だけを伝える

面接をした後に残念ながら不採用の連絡をしなければいけないくなった時の言い方としては、事実だけを伝えるように気をつけましょう。

電話ではお互いの表情は確認できませんが、相手は連絡があった時点でい採用されるかもしれないと半分期待して連絡を受けています。

しかし残念ながら不採用となっていれば、なぜ不採用なのか知りたいと思うでしょう。

それでも相手は我慢をして不採用の連絡を聞いていますが、この時に相手に不快な思いをさせてしまうと思わぬトラブルになる可能性もあるので注意しましょう。

電話ではっきりと不採用の事実だけを伝えればいいのに、不採用になった理由などを少しでも話してしまえば、相手も反論してくる可能性が高いです。

どうせ不採用ならば文句のひとつでも言いたいと思っているかもしれないので、余計なことは言わずに「残念ながら今回は採用は見送らせていただきます」とだけ伝えた方が無難です。

言い方としては残念だという気持ちを込めて不採用の電話をする

不採用の電話の言い方としては、大げさなほどに残念だと言う気持ちを込めて相手に伝えましょう。

不採用の電話をするのは上司に言われたから連絡していることが多いので、相手に対して全くの感情移入もしていません。

そのため冷たいようですが不採用でも関係ないので、ただ仕事として不採用の連絡をしているのでしょう。

相手にとっては自分の生活がかかっているので、不採用の連絡を淡々とされると不快に感じるでしょう。

せっかく入社したいと思っていた会社がこんな冷たい態度をとるのだと分れば、不採用になって良かったと思われるかもしれません。

また不採用の連絡を受けた時に相手の態度次第では不満が爆発するので、「なんだその言い方は」と逆切れされる可能性もあります。

譜代用の電話をする時の言い方としては、相手の身になって電話を掛けることが大切なので、残念そうな気持をこめて連絡しましょう。

不採用の電話の言い方としては結果を先に伝えることが大事

面接の結果について電話をする時の言い方としては、先に結果を伝えることを意識しましょう。

不採用の電話をすることは自分の仕事でもありますが、相手の時間を割くことにもなります。

相手も早く結果を知りたいと思っているので、先に結果を伝えてから、何か言いたいことがあれば聞く形を取りましょう。

基本的には不採用の事実を伝えた時点で、相手はもう用はないと思っているので、早く電話を切りたいと思っています。

そのため先にいろいろと説明をしたりお礼を言って時間を割くよりも、先に結果を伝えてからお礼を言った方がスムーズに電話を切ることができます。

言いにくいことは後に言われるよりも先に言われる方がいいので、結果を先に伝えることによって相手も受け入れることがしやすくなります。

結果を早く知りたいと思っているので、期待に応えて先に伝えるようにしましょう。

電話では言葉遣いに気をつけるように意識する

不採用の電話の言い方によっては相手を怒らせてしまう可能性もあるので、言葉遣いには十分に注意しましょう。

そのため連絡する時にはマニュアル通りに伝えることが大切なので、上司と相談をして文言を考えることも必要です。

言葉遣いでトラブルになるケースは、相手からの質問に対して答える時に、つい友達口調が出てしまうことが原因になることも多いです。

マニュアル通りに話せば丁寧な言葉遣いができるのに、相手からの突然の質問に対しては、アドリブで対応しなければなりません。

その時についタメ口や友達口調が出てしまうこともあるので、相手は不採用になってイライラしているのに、火に油を注ぐ形になってしまいます。

普段から言葉遣いに気をつけていないと、とっさの時に悪くクセが出てしまうので、アドリブに関しては臨機応変に対応できるようにしておきましょう。

相手が逆切れをしても冷静な態度で話すことが大切

自分では面接も上手くいったので採用されると思っていたのに、不採用の電話を受けた時には、何で不採用なのか文句を言いたくなる気持ちも分かります。

これは不採用の電話の言い方とは関係なく、相手がそれだけ採用されるという期待値が大きかったことが要因です。

そのため不採用だと伝えた瞬間に相手の態度が急変して、逆切れを起こしたりするケースもあるので注意しましょう。

相手が冷静でない時こそ冷静でいることが大切なので、どんなことを言われても冷静で丁寧な対応を心掛けることが大切です。

不採用だと分ればいろいろ文句を言っても構わないと思っている人もいますし、不満をぶつける相手がいないので、電話で文句を言っている可能性が高いです。

相手が落ち着くまで冷静な態度で対応することが大切なので、決して相手の挑発に乗らずに落ち着くまで対応しましょう。

電話で伝えると相手は見えないので強気になることも多いので、常に冷静に対応することが大切です。

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