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取引先の会社からメールの返信ない時に取るべき対応策

2017.6.27

取引先の会社へメールを送ったのに、いつまでも返信ないと困ってしまいます。

仕事を進めることも確認することもできないので、メールの返信がないと非常に困ります。

メールを送ったのに返信がないのは何か理由があるはずですが、このまま待っている訳にはいきません。

そこで相手の会社からのメールの返信がない時の対処法を紹介します。


会社にメールの返信ない時は確認のために隅々までチェックする

相手の会社にメールを送ったのに、いつまで経ってもメールの返信ない状態が続いた時は、一応確認のためにメールをすべてチェックしましょう。

会社で扱うメールは多いので、つい仕事をしながらチェックすると見逃してしまったり、うっかりミスをして消してしまうことも考えられます。

相手の会社に確認メールを送ることも大切ですが、相手はしっかりと変身している可能性もあります。

こちらが確認をしないでメールが送られて来ないというのも失礼になるので、相手がメールを送っていないか再度チェックしておきましょう。

メールフォルダをチェックし、迷惑メールや削除メールもチェックします。

間違ってこちらが削除してしまったことと言うことも考えられますし、間違って迷惑メールにメールが入ってしまうことも考えられます。

相手に確認メールを送る前にメールが送られた形跡がないか、しっかりとチェックしておくことは大切です。

送ったメールの返信ない時は相手の会社に確認メールを送る

相手の会社にメールを送ったのに、返信ない状態が何日が続いた時は、相手がメールを確認していない可能性が高いです。

会社には日々多くのメールが送られてくるので、仕事をしながら確認すると他のメールに埋もれて見過ごしてしまうこともあります。

重要な案件のメールならばすぐに確認するべきですが、いずれにしてもメールを送ったのに見てもらえなければ、最後確認メールを送りましょう。

その際に以前送ったメールの事を付け加えておくと良いでしょう。

「何日に送ったメールの確認ですが」と付け加えることで、相手に前にも送ったメールを確認してもらうことができます。

しっかりと送られていることを確認することもできますし、相手が見忘れていれば早急に対処してくれるはずです。

大量のメールの中に埋もれてしまうことも考えられるので、返信ない状態が続いた時は確認メールを送りましょう。

メールの返信ない時は直接会社に電話を入れる

相手の会社と連絡のやり取りをする時には、メールは重宝する通信手段です。

いつでも送ることができますし、文章として残るので後でトラブルを回避することもできます。

そのため会社間での情報のやり取りでは、メールを利用することが多いですが、相手から返信ないのであれば電話での確認作業が必要となります。

メールでのやり取りの前は電話での情報のやり取りが基本で、今でも重要な案件などは電話できっちりと意思確認をすることが多いです。

メールは証拠能力がありますが、相手と繋がるには電話は必要な手段でもあるので、メールの返信がなければ電話での確認をしましょう。

電話では相手のメールが送られているか確認してもらうこと、余裕があれば期日を伝えてそれまでに返信をしてもらうことなどを伝えます。

決して相手がメールを見ていないことを非難するのではなく、メールをみてもらうように促すことが目的なので、直接電話をしてメールをチェックしてもらいましょう。

メールの返信がない時は相手が見えないので慎重に対処する

相手の会社へメールの返信ないのを確認するため電話をするなら、顔が見えないので慎重に対応するように心掛けましょう。

メールも電話も相手の顔や状況がわからないので、慎重に言葉を選んで伝えることが大切です。

メールの返信がないのはトラブルによってメールをチェックする暇がないのかもしれませんし、重要な案件だけを優先してチェックしているかもしれません。

もしかしたらメールをチェックしているが、言葉足らずだったので早急な返事はいらないと思っているのかもしれません。

相手の仕事の状況がわからない以上、メールのことを確認する電話は言葉を選んで慎重に対処しましょう。

まずはメールをチェックしてもらうように促すことが大切で、次にいつまでにメールの返信が欲しいかを伝えます。

電話で確認をすることによって、相手もしっかりと対応してくれるでしょう。

返信がないのはアクシデントやトラブルなどによってチェックできなかったことも考えれられるので、相手の状況を考慮して言葉を選んでメールチェックをお願いしましょう。

メールだけでなく電話で確認することを怠らないようにする

取引先の会社との連絡手段としてメールは重宝しますが、重要な案件や確認作業はやはり電話が確実な方法となります。

メールの返信ないと不安に思っているより、直接電話で確認した方が早く確実です。

ただ電話では相手の状況がわからないので、相手の仕事が忙しい時に連絡してしまう可能性もあります。

そのため相手が忙しくない時にいつでも見られるメールが、情報のやり取りには向いていると言えるのです。

ここまで書いてきましたが、メールの返信がないことはよくありますし、どちらが悪いとも言えない時もあります。

メールを送る時は自分が言いたいことをはっきりと伝えることが大切です。

ただし相手が見てくれたかはわからないので、確認数ための電話連絡は重要な役割を担っています。

メールの返信がない時は電話での確認は必須なので、普段から電話での確認作業をしておくことをおすすめします。

最後まで読んでくれた方もメールだけでなく、電話で確認することもあるとは思いますが、どちらも上手く使いこなして対処できることを願っています。

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