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会社での電話対応が苦手…その対策と克服方法をご紹介!

2017.7.21

普段何気なくする電話でなら問題なく話せるのに、会社などビジネス関係になったとたんに何も話せなくなる!

急に頭が真っ白になってしまって相手を困らせてしまった経験が…などなど。

ビジネスの場での電話の苦手意識に関する悩みは尽きませんよね。

しかし、働く以上仕事場での電話対応と言うのは避けては通れない道です!

ということで、会社での電話対応が苦手な方必見!今回は会社での電話対応の対策や、苦手意識の克服方法についてご紹介します!

会社での電話が苦手な理由や原因は何なのだろう?

会社の電話対応について悩んでいるのは、あなただけではありません。これは、現代社会人の多くが抱える悩みなのです。

ではそもそも、なぜ会社での電話対応が苦手な人が多いのでしょうか。

その原因の大部分を占めるのが、LINEなどのSNSの普及によるものです。

メールよりも気軽に手早くコミュニケーションを取れるツールとしては大変便利なSNSですが、このSNSが普及したことにより、電話の必要性が低下したのです。

電話をするという機会が減ってしまった現代社会人は、普段SNSを活用して連絡する事が主になっているが故に電話への苦手意識が増してしまっているのです。

そういった背景がある中、会社での電話対応を苦手とする人の主な理由は、「敬語やビジネスマナーが苦手」「緊張してしまう」「相手の上手く聞き取れないなどミスをしてしまいそう」といった感じです。

あなたに当てはまる理由はありましたか?苦手なものを改善しようとするときは、まずは改善策よりも自分が苦手な理由や原因になってるものが何なのかについて、理解する作業を先に行いましょう。

苦手意識を捨てるために、会社で電話を取る時に意識すべき事

電話をとったら落ち着いて、「ゆっくりと話す」事を意識しましょう!

まずはこれだけで良いです。他に気を付けなければならないこともありますが、それも忘れてゆっくり話す事だけに徹してみて下さい。

なぜそんなことを言うのかというと、冷静になれば自然と適切な判断ができるようになるからです。

早口で話してしまうと、例え緊張していなかったとしても、だんだん体が硬直してきてしまって緊張している時と同じような状況に陥ってしまうのです。

逆に言えば、ゆっくりと話していれば、緊張していたとしても落ち着いて、冷静な考えを持つことを保ったまま対応することが出来ます。

ですので、まずは難しいことを一旦忘れて、「ゆっくりと話す」これだけに集中してみて下さい。

因みにこの「ゆっくり」の加減は、自分が遅いなと思うペースよりあと気持ち遅いくらいが丁度良い早さだと言われてます。

会社での電話対応が苦手なら、メモを活用すべき!

あなたは会社での電話を取る際、ちゃんとメモを活用していますでしょうか?電話以外の場でも、メモをするという習慣がちゃんと身についていますでしょうか?

現代はSNSが普及していますから、どうしても「やり取りの内容は後でSNSを見直せば良いや。」という風にメモを取らなくても後で困らないという印象を抱きやすいのです。

しかし、このようにメモをする習慣が無くて困るのがまさに電話対応の時です。1度聞いたことを、その場では理解しても後でちゃんと全部覚えていられますでしょうか?

きっと記憶力には限界があります。電話対応をする時には、「電話とメモとペン」をワンセットとして考えておきましょう。

「電話が鳴った、はい!メモとペンを用意!」くらい、当たり前に習慣化しておきましょう。

メモの取り方も、すべてをメモに書き出していては話が一向に進みませんので、要点だけを抜き出してメモする技術を付けることが必要です。

その技術を身に付けるには、電話以外の時にも普段からメモをとる習慣を付けましょう。

メモがしっかりとれるようになれば、電話を切る前に復唱して内容確認することが出来ます。こうすることでミスを防げるので、「ミスしてしまうかも…」という不安からは解放されるでしょう。

自分から電話をかける際にも意識すべきこと!

会社で電話をする際は、電話を受けるだけでなく、自分から電話をかけるというシーンもあるでしょう。

この際にも気を付けたいことは、自分が電話で伝えるべき内容をあらかじめメモに起こしておくという事です!

特に初めのうちは、電話をかける相手の会社名や、担当者の名前もメモに書き出しておいた方が無難です。

なぜかというと、実は電話を受ける側よりも、掛ける側の方が緊張しやすいからです。

電話を受ける場合は、コールが鳴ったらすぐに出なければいけないので、あまり緊張する間もなく電話に出ることが出来ます。出るしかないといった状況ですね。

しかし、電話をかけるとなれば、こちらから話を切り出していかなければなりませんし、事前に「これを伝えなければ」というミッションをもって挑むので、それだけ責任感も増します。

なので、電話を自分からかけたのにもかかわらず、担当者名をど忘れしてし合った…なんて失敗談もあるようです。

ですので、たとえ重要な連絡事項が1点、2点だったとしても、全て必要事項はメモに起こし、相手の会社名や担当者名までもメモに書いておきましょう。

連絡事項に関しては、伝えれたものからチェックを付けていくと分かりやすくて電話中も安心です。

電話対応は会社の顔!その責任感をモチベーションに!

冒頭にも述べたように、やはり現代はSNSなどの様々な便利ツールが発達していますから、電話をかけることに慣れないという人がどうしても多いのです。

しかし、会社での電話対応はすごく重要で、会社の顔をあなたが背負っているようなものなのです。

プレッシャーをかけてしまう様ですが、これは紛れもない事実です。あなたの電話一本で、会社の印象がかわります。それを忘れてはなりません。

しかし、これをプレッシャーとして捉えるのではなく、自身のモチベーションに繋げて欲しいのです。

なぜなら、あなたの電話一本で会社の印象が良くなるなど、会社に大きな貢献することが出来る可能性が大いにあるからです。

業績がアップすれば、もちろん良いことがたくさんありますよね?

このように、電話対応の重要さによるプレッシャーを逆にモチベーションに変えることによって、いつも嫌だ嫌だとこなしている仕事も意欲的にこなせるようになるかもしれません。

この記事を読んだあなたが、今後ますます会社でご活躍されていくことを願っております。

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