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会社の事務の仕事量はどのくらいが普通?キャパオーバーを訴える

2017.5.22

会社の事務というのは、一番負担のかかる部署です。何故ならなんでも「事務」という言葉で書類仕事、電話の応対などが回ってきます。小さな部署だとそれに接客対応、スケジュール管理なども回ってきて毎日目の回る忙しさになるでしょう。

仕事量のキャパオーバーを上司に訴えたくても、中々言い出せない、どうして言えばいいのか判らないという人にキャパオーバーの訴え方をご説明いたします。

会社の事務の仕事量は膨大でも、中々人を増やせない理由

事務仕事をしている人ならば、経験はあると思いますが「人手が足りない」と感じる事は多々あると思います。

しかし、現実として事務職を増員する事は中々難しいのです。というのも人件費というのは会社の経費の中でもトップを占める高額なもので、一人増やすだけで会社の負担は増大します。

でも営業はよく雇われていると感じませんか?

そうです。営業は新規の案件を受注してきます。つまり会社へお金をもたらす存在ですから、多ければ多いほど会社にお金が入る事になります。だから会社は人件費をそこに割きたいと思うのです。しかし、事務方というのは基本受注された仕事を運用したりする部署ですから、そこは人件費をかけたくない、出来るだけ安くしたいと会社は考えます。

これは別にブラック企業でなくても、普通の会社でもこういう考え方をしている事を覚えておいてください。

会社の事務の仕事量はどのくらいが普通?

これが客観的に計る事が出来るのであれば、いいのですが、会社によって事務の仕事は色々です。受発注関係の書類や、クライアント管理、請求書の作成、電話応対、接客対応、備品の発注管理などその全てを担当している事もあれば、その一部を担当したり、二人か三人態勢で回している人もいるでしょう。

会社が受けてくる仕事の量や、また書類仕事の煩雑さも会社によって違うので、一般化しにくいのは事実でしょう。

しかし上司にキャパオーバーを訴えるには、ただ「仕事が大変」では済みません。出来れば客観的に仕事の大変さを表す資料が必要です。

それには、どの業務をするのに、どのくらいの時間がかかるのかという事を資料として作成しましょう。出来れば1週間ぐらいは欲しいです。もし1か月サイクルの仕事をしている人(請求業務など)は1っか月もしくは、繁忙期に限ってその辺りの仕事内容とかかった時間をメモしておきます。

事務の仕事量のキャパオーバーを会社の上司に訴える

前項でご説明した資料をもって上司との交渉です。

ここで大切なのは「自分が大変である」という事をアピールしない事です。とにかく会社の事を考えている言動をしましょう。

つまり、このままだといつか「ミスが発生して問題になる。」「クライアントに迷惑がかかる」という視点から攻めます。

また、「一日に出来る仕事量は限られていますから、書類を一つの工程を完了させるのに、一人だと何日かかる。そうすると会社でも売り上げを計上する時期がこうなりますよ」という風に私一人でこのまま仕事をしていると、会社にとって、クライアントにとって大変な事になるという点をアピールして訴えるのです。

その解決策は、「人を増やす」事なのか「システムを入れる」事なのか、答えは色々あります。そこはあなたがアイデアがあるようなら、提案してもいいでしょう。

仕事の量のコントロールを自分で行う

キャパオーバーを訴えても、それがすぐに解決されるとは限りません。システムを作るにも、人を野党にも時間がかかります。しかし、そのままキャパオーバーを続けているといつかあなたの心身を損なう事になります。

ならば、自己防衛策として仕事の量をコントロールしましょう。

入ってくる仕事をそのまま受けていれば、パンクしてしまいます。そのために、まずは自分の業務を書き出してください。出来ればそれを共有サーバーに置きます。例えば受発注業務をしている人なら、自分の進捗を表にしてもいいでしょう。

そして、目に見える形で自分の業務量を社内に把握してもらいましょう。そして、新規の仕事は依頼者にそのリストに追加してもらい、必ずメールを貰う流れにします。そしていつまでに何の依頼をしないと、希望の日までには出来ない事を明確にします。

こういうルール化をする事で、一気に仕事が入ってくる事を防げるようになります。

仕事は仕事であり、仕事以上のものでない事を忘れずに

真面目な人は自分の仕事を全て熟さないといけないと考えます。そして自分のキャパオーバーを認めず、ただひたすら自分の生活を犠牲にして頑張ってしまいがちです。

しかし、いくら頑張ってもゴールがないのですから、やがて心も体も段々摩耗していき、やがて仕事だけでなく私生活にも影響ができます。

そうならないうちに、まずは仕事の量が多いようならば、その対策を上司にとってもらうためにアラートを自分で上げなくてはいけません。しかしそこは「自分が仕事が大変だから何とかして」という訴えは上司の心を動かしません。それが本当に仕事の量が多くても「我がままだ」と取られかねません。

自分の仕事にかかる時間と量などを一定期間取って客観的な仕事量が把握できる資料を養子しましょう。

そして、このままだと会社やクライアントに対して迷惑がかかる恐れがあるといった会社視点で、キャパオーバーを訴えるようにしましょう。

同時並行で、社内に自分の仕事の進捗譲許のわかる資料を作成し、「今仕事を振ってきても無理だから」というのを目で見える形でアピールするとともに、自分で事務仕事の依頼のルールなどを作って入ってくる仕事の量をコントロールしましょう。

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