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会社で事務員が目標を設定するとしたら?簡単な数値目標設定方法

2017.6.14

最近の会社では、半期の一度ずつ事務員だろうと目標を設定し、その達成具合で人事評価を決定するというのがスタンダードです。

しかし、事務関係の仕事だと営業と違って目標設定がしにくく、悩んでいる人が多いと思います。

汎用性の高い事務員向けの目標設定についてご説明いたします。是非ご参考にしていただければと存じます。

事務員が会社の目標を設定する時の注意点

最近の会社では、半期に一度自分で目標を設定して、その結果を面談で確認して人事評価するという方法を取る会社が増えています。これが営業の人ならば、ノルマがあったり、営業成績などがあるので比較的目標設定しやすいと思います。

しかし事務員には営業のように、クリアしなくてはいけない目標というのは無い事が多く、多くの事務関連の業務をしている人は、粛々と仕事を熟していると思います。そこでこういった目標設定しなくてはいけない人事評価をされると大変苦労します。

大切なのは設定した目標は必ず自分の業務内容とかけ離れたモノにしない事です。自分の業務内容の延長線上に目標を設定しないと、従来の仕事の他に目標設定のための仕事をする事になります。いくら従来の仕事を頑張っても、目標がかけ離れていると達成できないため、人事評価は低くなってしまいます。

必ず自分の業務内容に関連する目標を設定して下さい。

事務員でも会社の目標設定は数値目標がオススメ

人事評価は目標の達成度で行われるとしたら、曖昧な目標設定ではどれだけ達成できたかたの指標がはっきりしないため、評価されにくくなります。

その点数値目標にすると、その達成度合いが明確になるため評価がしやすく、上司のウケもいいのでオススメです。

しかし最大のネックは、事務関連業務の場合、営業と違って自分の業務が数値化しにくいのです。そのため、「事務所内の整理整頓」など設定してしまうと、どういう状態が目標達成なのか不明確です。自分で評価をつける時もそうですし、面接時に上司にも目標達成状態がはっきりしないため評価が付けにくいのです。意地悪な上司であれば、「これで目標達成してないよね」なんて難癖つけられる事もあります。

自分で目標設定するのは面倒ですが、それを逆手にとって自分が達成しやす目標を設定してしまえば、ラクラク目標達成できるのです。

会社の事務員にオススメの汎用性の高い目標とは?

事務員の目標設定でも数値化がオススメと言いましたが、一言に事務といってもそれぞれ仕事の種類が多いので、中々自分にあった目標を見つけるのは難しいと思います。

ここで汎用性の高い目標を1つご紹介します。

一つ目は「残業をしない」という目標です。え、これ目標になるの?と驚かれる方もいると思いますが、実際の所、会社で一番経費がかかるのは人件費と言われています。つまり、残業をしなければ会社も残業代を支払わなくてもいいので会社にとってもメリットが高いのです。また、時代の流れで残業を縮小するのを会社の目標にしている会社もあるくらいですから、ちょうどいいかもしれません。

また残業しないは業務上無理という人は、「月の残業時間を●●時間に抑える」という設定でもいいと思います。

ちなみにこの目標は「経費削減」という目標にしてで、その目標達成の具体化として、「残業時間を●●時間に抑える」「残業をしない」という風にしてもありです。

「経費削減」の他、「業務効率化」という目標の数値化としても使えます。

目標の数値化の具体的な基準を設定する

さて「業務効率化」もしくは「経費削減」という目標を立てたとします。その目標の具体化として「残業をしない」もしくは「残業時間を●●時間に抑える」という設定にしたとします。

このままでは、「残業をしない」と決めた場合は、1時間でも残業をすると目標は達成できない事になります。また「残業時間を●●時間に抑える」人もその時間を超えると目標は達成できなくなるため、この目標だと0%か100%の達成率しかなくなってしまいます。

でもこれだと目標達成できないリスクが高いため、指標を作る事をオススメします。例えば、「残業時間をしない」と決めた人の場合は、5時間残業したら、達成率75%、10時間残業したら、達成率50%、15時間残業したら、達成率25%、20時間残業したら、達成率0%とすると、ある程度残業しても達成率が出ます。

この辺りの数字は自分でいじる事が出来ますので、自分の残業時間に合わせて調整してください。

ただしあまりに簡単な目標だと上司からクレームがつきますので、自分が毎月30時間残業している人ならば、そこから20時間減らすというように、何か努力している風に見える目標設定しましょう。

目標設定は面倒だけど、自分で出来るからこそのメリットを生かす

半期に一度の目標設定は、うんざりですよね。

最近はこの目標をもって人事評価をする会社も多いのです。

でも考えてみてください。自分で目標を設定するという事は、自分でテスト問題を作って、自分で解くのと一緒なんですよ。だとしたら、会社で無茶な目標を設定されるよりも、自分で自分に合った目標を設定すると目標達成がしやすいと思いませんか?

ただ自分で目標設定する時の注意点として自分の業務とかかわりのある所から目標を設定する事です。業務外から目標を設定すると、仕事が増える事になり、増えたため残業が増えたり、目標が達成できないなんて事になり兼ねません。

また目標は後で評価しやすいように数値化がオススメです。

どんな仕事でも簡単に目標にしやすいのが、「業務効率化」もしくは「経費削減」です。

その具体的な目標として「残業をしない」「残業時間を〇〇時間内に抑える」とします。達成率のための指標を作っておくと、仮に目標を超えて残業をしても、目標が達成できないという事にならずに済みます。

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