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秘書の仕事は質が大事!暇だと思われやすい理由とは

2017.6.19

秘書は普通に仕事をしているのに、周りからは暇が多い仕事だと思われることも多いです。

普段焦って仕事をすることもなく、何かあれば呼ばれて仕事をしている姿しか見ないので、あまり仕事をしている姿を見る機会が少ないものです。

しかし優秀な秘書は全ての仕事を完璧にこなしているからこそ、周りからは暇だと思われることも多いのです。

なぜ秘書は仕事をしているのに暇だと思われやすいのでしょうか。


秘書の仕事は細かい部分に気を配ることなので暇に思われやすい

秘書の仕事が暇そうに見える理由として、細かく繊細な仕事をすることが多いので、動き回っている印象がないことから暇に思えてしまうのです。

秘書は自分の上司のスケジュール管理などを行ったり、上司の指示によって様々な仕事をこなしています。

特に大変なのが付き合いのある会社への送り物やお礼状など、些細なところまで気にしなければいけないことが多いのです。

そのため普段から調べ物をしておくなど、いざという時に迅速に対応できるように気を配っています。

またお客様が来た時には、お茶の出し方一つにしても繊細な気配りを持って対応します。

お客様の好み、温度、時間などを考えてお茶出しをするなど、細かい部分に気を配るのが秘書の仕事のひとつです。

優秀な秘書ほどどんな仕事でもしっかりと意義を考えながら行っているので、頭を使って仕事をしています。

そのため動き回る仕事ではないので、周りからは暇そうな仕事だと思われてしまうのです。

秘書の仕事は他人の目を気にするので暇に見られることも多い

秘書の仕事が暇そうに見える理由としては、ボスの後ろについているだけでいいと思われているからです。

秘書はボスのスケジュール管理などを含めて、右手として常に一緒に行動することが多くなります。

そのため周りにいる人からはボスに付き添っているだけの人だと思われやすいですが、実際は秘書がいなければボスの仕事は何もできないことが多いです。

また秘書は常にボスと行動を共にするので、ボスの顔に泥を塗らないように
見た目には気を配っています。

服装だけでなくスタイルや髪形まで、見られることを常に意識しているのです。

仕事をしている女性からすると見た目を気にしている時点で仕事に集中していないと思われるので、暇な仕事だと思われてしまいます。

しかし秘書を見ればボスだけでなく会社のランクも分かるというほど重要なポジションなので、常に見た目には気を配るのは秘書の大事な仕事のひとつなのです。

秘書の仕事は常に先を考えて行動するので暇に見られてしまう

秘書が仕事をしていても暇に思われやすいのは、常に先のことを考えながら行動していることが要因となります。

秘書はボスのスケジュール管理をすることが仕事のひとつなので、常に先を考えて行動していなければなりません。

その日に必要だと思うものがあれば先にリサーチをしておき、ボスから指示があったらすぐに行動できるように準備しておかなければならないのです。

そのためどんな仕事もすぐにこなしてしまうのは、事前の準備を怠らないからこそなのです。

しかし事前に準備をしているところは周りの人からは見られることはないので、楽な仕事をしていると思われてしまいます。

どんな仕事でも準備は大切なことですが、秘書は1人で行動するので他の人に見られることがないことから、秘書の仕事を理解してもらうことが少ないのです。

優秀な秘書ほど一歩先を考えて事前の準備を怠らないので、仕事が少なく暇な時間が多いと思われやすいのです。

秘書の仕事はデジタルとアナログを上手に使いこなしている

秘書は仕事で上手くデジタルとアナログを使いこなしているので、頭を使う仕事が多いことから暇な仕事をしていると思われやすくなります。

昔はスケジュール管理といえば手帳が主流でしたが、今ではデジタルツールを使ってスケジュール管理をしている秘書も多いです。

デジタルの方が便利で管理もしやすいことから、パソコンなどのツールを使って仕事をしていることが多いです。

調べ物をしたりする時もパソコンは必須ですが、相手の会社にお礼状などを書く時は筆を使って書くなど、アナログな部分を上手に使いこなしています。

挨拶も電話でやり取りをしないで会いに行ったりすることも、秘書の大事な仕事のひとつです。

優秀な秘書ほどデジタルとアナログを上手く使いこなしているので、効率よく仕事をしながら古き良き文化を継承しています。

デジタルツールを上手く使いこなしているので、その分暇な時間が多くなったと思われやすくなります。

実際は常に調べ物をしたりスケジュール管理をして、先を考えた仕事をするのが秘書の仕事なので、便利にはなったが仕事がたくさんあることには変わりありません。

秘書は仕事ができる人ほど時間管理をしっかりしている

秘書の仕事は時間管理を上手にできるかが重要なので、優秀な秘書ほど暇だと思われやすいのかもしれません。

しかしそれだけ時間管理ができているという証拠でもあるので、ボスの右腕としての信頼も厚い存在となるでしょう。

秘書の仕事は暇に見えるのではなく、常に余裕を持って行動することが秘書には求められているので、余裕のある姿が暇そうに見えるのかもしれません。

ここまで書いてきましたが、秘書の仕事は暇に思える理由についていくつか紹介しました。

周りから見ると動き回っている仕事ではないので、仕事量も少なく感じるかもしれません。

しかし実際には効率よく仕事をこなしていますし、仕事の質を考えて行動しなければならないので、大変な仕事でもあります。

最後まで読んでくれた方も秘書の仕事の実態はよくわからない人も多いとは思いますが、秘書の仕事を理解してお互いが会社のために貢献できるように願っています。

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