仕事のお悩み解決所

シフト変更のメールを送る時に気をつけたいルールとマナー

2017.8.15

急な予定が入ってしまいシフトの変更をメールで送りたいと思っている時には、最低限のルールを守ることが大切です。

自分の予定を変えてもらえば他の人にも迷惑が掛かるので、自分中心でシフトの変更をしないように気をつけましょう。

そこでシフトの変更のメールを送る時に覚えて起きたりルールやマナーについて紹介します。


シフト変更のメールを送る時には早めにお願いすること

急なシフトの変更をお願いする時には、できるだけ早くメールをしてお願いすることが大切です。

シフトの変更は基本的には1ヶ月ほど前から予定を組んで、シフトをしっかりとチェックしてからシフトの確定となります。

そのため何か予定があるなら早めに連絡をしないと、シフトが決まった後から変更を言われるとかなり大変になります。

自分が一人抜ければその穴を誰かが埋めなければなりません。

休みだと思っていた人が代わりに出勤になったり、仕事時間を増やして対応するしかありません。

一人急なシフト変更があると、仕事だけでなく仲間に大きな影響を与えてしまうので、基本的にはシフトの変更は数週間前に言うのがマナーとなっています。

急な予定が入ってしまうのは仕方がないことですが、人によっては仕事を休めない人もいます。

自分の予定に仕事を合わせるのではなく、自分の休みに予定を合わせることは大切です。

シフトの変更をメールする時は無理を承知でお願いする

自分がシフトの変更をする時には、無理を承知でお願いしていることを意識しておきましょう。

メールを使ってシフトの管理や連絡をしているのであれば、シフトの変更はメールを使って行った方が手早く伝えることができます。

しかもメールを送ったという証拠もあるので、後で休みの変更を聞いた聞かないなどのトラブルを回避することもできるでしょう。

メールを使うのは便利ですが、根本は自分がシフトの変更をお願いする時には、多くに迷惑をかける可能性があることを意識しておきましょう。

無理を承知でシフトの変更をお願いしても、他の人が代わってくれなければ変更することは難しいです。

自分のシフト変更のお願いによって代わりに働く人がいたとしても、迷惑を掛けてしまいます。

予定があるから仕方ないと思っているかもしれませんが、誰かに迷惑を掛けることだけは忘れないようにしましょう。

メールでシフト変更のお願いをしても後で直接お願いしに行く

シフトの連絡変更をメールでやるお店ならば、できるだけ早くメールで送ることが大切です。

さらにマナーとしてはメールで送った次の日にシフトを担当する上司に、直接お願いするようにしましょう。

もちろんシフトが変更できるかどうか分かりませんが、少なくともシフトを変更することによって上司は面倒な作業が増えます。

他の人に代わりに出られないか聞いたり、何とか変更できないかとシフトを組み直すかもしれません。

シフトを決めるのはやった人にしか分かりませんが、かなり神経を使う仕事です。

自分のシフトのミスによって当日人数が足らないことになれば、お店が困ることになるので責任重大です。

スタッフの管理がしっかりできないと仕事に支障ができるので、シフトの管理はかなり気を使っています。

そのためシフトの変更をお願いした時には、直接お願いしに行って申し訳ないという気持ちを伝えましょう。

シフトを変更することは簡単ではないことを理解しておく

自分でシフトの管理をやったことがない人にとって、シフトを変更することの大変さを知ることは難しいでしょう。

しかもメールで気軽にシフトの変更をお願いできるようになると、今まで気を使って直接言えなかった人もメールを使ってシフトの変更を言うようになります。

そのため一度決めたシフトを変更するのはかなり大変なことなので、理解しておくことは大切です。

シフトを変更するのはスタッフの権利だとしても、当たり前のように変更して欲しいと言うのは違います。

それぞれ決められたシフトによって働いているので、急にシフトの変更をすることになれば、他の人に迷惑が掛かることはしっかりと認識しておく必要があります。

特に直前になってシフトを変更したいと言えば、代われる人も少ないので業務に支障が出てしまうことが多くなります。

シフトの重要性を全員が知ることが大切で、変更することは大変な作業だと理解しておきましょう。

普段からシフトの変更には協力しておくことが大切

自分がシフトの変更をメールで送るとなれば、変更してもらって当たり前だと思うでしょう。

シフトの変更ができないと言われても困りますし、ダメだと言われても当日になって休んでしまえばいいと思うかもしれません。

シフトを変更するには他の誰かに変わってもらわなければいけないので、普段からシフトの変更には協力しておきましょう。

自分が他の人のシフトに協力的になれば、自分が変更したい時にも協力してくれるはずです。

職場ではみんな一緒に働く仲間なので、何かあったら協力することが大切です。

自分も普段シフトの変更をしてくれない人からシフトを変わって欲しいと言われても、嫌だと思ってしまうはずです。

誰もがいつ急な予定が入るか分からないので、普段からシフトの変更があれば積極的に協力しておきましょう。

自分のためでもありますが、仲間のために協力することは大切です。

 - 業務に関するお悩み