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不採用の電話は留守電に残す?会社側がするべき対応とは

2017.10.5

人事の仕事をしている時に不採用の連絡をすることがありますが、この時相手側が電話に出ない時は留守電にメッセージを残した方がいいのでしょうか。

相手は早く結果を知りたいと思っているので、留守番電話に不採用の伝言を入れることは間違っていないのか不安になります。

そこで不採用の電話をする時に留守電の場合に対応について紹介します。


不採用の電話は留守電ではなく直接本人に伝える

不採用の電話をした時に相手側が留守電だった場合は、改めて電話をかけ直す旨をメッセージに残し、不採用の連絡はしないようにしましょう。

あくまでも結果は直接伝えた方が真摯な対応になりますし、会社に採用されることは自分の人生においてもターニングポイントとなることも多いです。

それだけ人生において重要なことなのに、ちょっと用事で電話に出られなかっただけで、重要な内容な留守電のメッセージに残っているのは相手にすればショックでしょう。

不採用になるとこんな雑な対応をされると思ってしまいますし、相手は本気でどうしても会社に入社したかったかもしれません。

しかしメッセージに不採用の連絡があると、これがトラウマとなってしまう可能性もあります。

安易な行動が相手を傷つけてしまうケースは多いですが、留守電に不採用のメッセージを残すことも、相手を傷つける要因となるので注意しましょう。

留守電に不採用の電話を残すと冷たい対応だと思われる

会社にとって不採用になった人に連絡するのは、正直面倒に思えるかもしれません。

電話をしても相手が出なければ留守電にメッセージを残すことで、自分の仕事を終わらせることができると考えます。

会社としては社員教育をどこまで徹底してやるかは重要な問題ですが、人事担当として不採用に連絡の仕方をしっかりと学ぶ必要があります。

会社の代表として相手に連絡をしているのに、不採用になった人は適当に扱うように留守電に不採用の連絡を入れれば、相手からすると冷たい対応だと思われて当然です。

逆に採用された人に対して留守電に採用したとメッセージを残すことは少なく、何度かかけ直すはずです。

留守電に残すメッセージはまた改めてかけ直すことだけを伝えて、できれば連絡が取りやすい日時などを聞くのもいいかもしれません。

重要な事項はメッセージではなく、直接伝えなければ会社自体が冷たい会社だと思われてしまうでしょう。

不採用の電話は留守電で残す時は何度も連絡がつかない時だけ

人事担当として不採用の連絡を何度も相手にしているのに、相手から折り返しの電話もなければ、連絡がつかない状態の時もあるでしょう。

本来ならば不採用の連絡は直接本人に伝えることが原則ですし、万が一にも留守電に残したことで、第三者に知られてしまえばトラブルの原因となります。

そのため再三に渡って連絡をしているのに、いつ電話を掛けても留守電になってしまうようであれば、仕方なく留守電に不採用の連絡を入れることは仕方がありません。

もし採用された人であっても連絡がつかない状態であれば、不採用になることもあるので、連絡が取れないこと自体が不採用に該当する要因となります。

何度も着信履歴があれば、普通の社会人であればかけ直すのが常識ですが、かけ直さないのには何か理由があるとしか考えられません。

そのため不安材料がある人を採用する訳にはいかないので、仕方なく留守番に不採用の連絡をしておきましょう。

不採用でも真摯な対応が求められるので留守電は利用しない

相手にとって人事担当者の対応がその会社の評価となるので、例え不採用の電話連絡であったとしても、真摯な対応をしなければなりません。

電話を掛けて留守番だった時に、不採用だからといって適当な対応をすれば、相手からの評価も下がってしまうでしょう。

今はネット社会でもあるので、ちょっとした不満のある対応をするだけで、すぐにネットに口コミで載ってしまいます。

「不採用の連絡は面倒だから留守電電に入れて終わりにする会社」という評価が拡散すれば、会社の評判も一気に落ちてしまうでしょう。

社会人として当たり前の対応をすれば何も問題ありませんが、留守電に不採用のメッセージを残して終わりにするのは、社会人としての常識に欠けた行動と言えます。

自分とすれば当然の行動かもしれませんが、一般常識がない行動として叩かれてしまう可能性があるので、一般常識を勉強し直す必要があると言えます。

なぜわざわざ電話で連絡をするのかを考えれば留守電には残さない

一般的には不採用の連絡をする時には、手紙で不採用通知を送ることが多いです。

しかし会社の方針で電話で不採用の連絡をしているのであれば、必ず意図があって電話連絡をしているはずです。

直接本人に伝えた方が真摯な対応が伝わりやすかったり、最期まで相手の対応をチェックして、好感が持てれば採用を考えるかもしれません。

人事担当として電話で連絡するように言われているだけかもしれませんが、直接伝えてくれた方が真摯な対応をしてくれていると感じやすいです。

不採用の人にもきっちり対応する会社だという評価が上がれば、会社としての評判も上がります。

電話で連絡する真意を知らないまま留守番に不採用の連絡を入れて終わりにしてしまうと、せっかくのメリットをデメリットに変えてしまうことになります。

ちょっとした対応によって良くも悪くも取られてしまうので、留守電には連絡したことだけを伝えて、改めてこちらからかけ直すことだけを伝えるようにしましょう。

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