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相談事をメールで上司に送る!抑えておきたい4つのマナー

2017.8.6

忙しい上司に、直接相談事をしたいと思ったとき、周りの人に聞かれたくないけどなかなか二人だけになれないとき、『メール』という手段は便利なツールです。

しかし、目下の者の相談事に時間を割いてもらうのに、マナーやルールを無視した内容で送ってしまって失礼に当たってはいけませんね。

この記事では、上司に快く応じて頂くための、メールマナー4つをご紹介します。


上司にメールで相談したいときに、まず抑えておきたいリスク

メールとは便利なもので、こちらは時間をかけて文章を練り、好きなときに送ることが出来ます。また受け取る側も、手が空いたときに閲覧できるので、都合の良いときに確認できるのがいいところですね。

しかし同時に、急ぎの相談ごとには向かないことを踏まえておかなければなりません。相談の内容が、長期的な問題であれば良いでしょうが、短期での期限がある場合は、他の手段を選択しましょう。

問題解決の期限までにメールを読んでもらえる保障がありませんし、もし期限ギリギリで確認した場合、上司を急かすことになります。

また、文書に自信が無い場合も、メールは避けたほうが無難かもしれません。これからご紹介する項目に気をつければ、最低限のマナーは通すことが出来ます。しかし、その一通のメールで、相談の意図が全て正確に伝わるか、あなたの思っていることがきちんと伝わるか、という点をよく確認してから送信しましょう。

メールで上司に相談するときは、へりくだりの気持ちを忘れずに。

相談するということは、何か自分が困っているということ。困っているときは、どうしても自分主体になってしまいがちなものです。

いくら困っているとはいえ、相手は上司、目上の人間です。返答が遅くなっても構いません、時間を割いてくださってありがとうございます、という”へりくだった気持ち”を忘れないようにしましょう。そういった気持ちを持って文章を作成するなら、読み手も「助けになってあげよう」という気持ちになるものですね。

また文の作り方として、質問形式の相談というよりは、「お伺いを立てる」ようなニュアンスを含んだほうが良いでしょう。つまり、「どうしたらいいですか」より、「どうするべきだと思われますか?」と言ったようにです。上司の意見、考えを参考にしたいのですという聞き方のほうが、相手もスムーズな返答がしやすくなります。

相談するときは、上司の気持ちになってメールを作成する

先ほどの項目で述べたように、目上の人間に対しては下手(したて)下手に出るのが社会人のマナーというものですね。それ以外にも、上司への相談メールを送る際に気をつけることはあります。

相談を受けた相手は、出来るだけ正確な情報がなければ的確な返答は出来ませんね。もしも、受け取ったメールの文章が稚拙であったり説明不足であったりするならどうでしょうか。「この部分はどういうことなんだろう?」と考えるのに無駄に時間を取ったり、それを相談者に聞き返すのに何度もやり取りを往復しなければならなかったりするなら、答える気も失せるというものです。

社会人のルールの基本中の基本に、「ほう・れん・そう」があるのはご存知だとお思います。これは、報告と連絡と相談、それぞれをしっかりしましょうという意味でもありますし、その順序を守り全てを正確に行いましょうという意味もあります。

相談メールを送る際も、文章の初めにまず問題の全体像がわかるような「報告」が必要です。《こんな問題が起こっています》という報告、細かな連絡事項、そして、それによって生じた相談を順序良く文章化するなら、読み手も状況を把握しやすいでしょう。

件名や箇条書きをうまく使い、相談がわかりやすい内容に

相談事でなくても、ビジネスメールの文章というものは読み手に判りやすく伝わらなくてはなりません。

友達や恋人からのメールをもらったとき、やたら長ったらしい文章で、相談の意図がよくわからなかったりしたことはありませんか?または「○○だったんだけど、私は××だと思うんだよね」と送られてきて、これは、相談なのか?同意して欲しいだけなのか?と迷うような文だったりすることはありませんか?

プライベートなメールならいざ知らず、ビジネスシーンでこのようなメールを送ってしまっては、読み手を不快にさせたり余計な手間を取らせる結果になります。

まず、件名は「○○の件についてのご相談」といったように、相談内容が一目で予測できるものにしましょう。

そして前述した「ほう・れん・そう」の順序で、知っておいてもらうべき情報をお伝えします。そして最後は、結局何を相談したいのかという部分を”明確に”記述してください。問題の出来事プラス「どうしたらいいですか?」「どう思いますか?」だけでは、出来事のうちどの事について相談されているのか分かりづらいのです。

例えば、『上記の件での○○について、お考えをお聞かせ願えませんでしょうか』『この問題に対し、○○という対処を考えておりますが、どう思われますでしょうか』であれば、そのことについて返事をすればいいのだな、ということがすぐにわかります。

また相談事が複数あるときは、箇条書きを用いても良いでしょう。最後に、『以上の点について、お知恵をお借りできればと思っております』と締めるなら、相談内容も分かりやすいですね。

相談内容の期限に余裕があっても、返信の期限を付ける!

急ぎの相談のときは、電話などを用いて直接ご相談にあがるのがベターですが、じっくり相談したい、また他の人に聞かれたくないときは、メールでの相談が可能です。

メールで相談するとき、文章の最後に入れたい情報があります。それは、返信を欲しい期限です。急ぎでなくても、『いつでもいいのか』と思われては後回しにされたり、忘れられてしまう危険も、無くはありません。

相談事の文章の最後に、『お忙しいとは存じますが、○○日までにご返信いただけますと幸いです』や、『お返事のご都合のいい日にちをお知らせいただけますでしょうか』と言ったように相手に期限を決めてもらっても良いですね。

また、メールの一番最後には、返信先のアドレスと署名を忘れないように表記しましょう。そして、読み返してみて、誤字脱字がないか、内容は分かりづらくなっていないかをしっかりチェックします。

マナーをしっかり守るならば、受け取った上司も快く応じてくださることでしょう。

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