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退職した社員が使っていたメールアドレス、すぐ削除するべきか

2017.7.1

社員同士のやり取りや、お得意様、取引先とのやり取りに、社内のアカウントのメールを利用していますか?

ではそのメールアドレス、退職した社員の使用していたものは、その後どう扱うべきでしょうか。削除してよいのか、削除した場合なにか不都合はあるか、そもそもそのアドレスの権利はどこに帰属するのか、そういった観点からこの問題を解決できます。

そのままにしておくと、案外危険なデメリットがあるかも?管理者は要チェックです!


削除の前に!退職した社員が使用していたメールアドレスは〈誰のもの〉か

ではそもそも会社で「仕事に」利用しているメールアドレスについて、一体どこに権利があるのでしょう。

それはやはり『会社』です。社員個人が仕事で利用していたメールアドレスは、元々会社から貸与されたものであり、メールの内容についても、『業務の記録』であり、『会社の情報資産』でもあることから、守られなくてはなりません。

例えばドメインの前(「@」の前)が個人の氏名であった場合はどうでしょうか。

〈taisyoku-sya@kaisya-mei.com〉のようにですね。

メールを受け取った方は判りやすいので、このようなアドレスにされている方は多いと思います。そうすると退職した後でも名前が残ってしまうのを嫌がって、『削除してほしい』と退職者に依頼されるかもしれません。

この場合、すぐに削除しても問題ないでしょうか。次の項目では、削除した場合のデメリットについてご紹介します。

退職者のメールアドレス、【サクッと削除】のデメリットって?

結論から言えば、「メールアドレスは一旦残しておく」のがベターです。そして、アフターケア(管理)をしっかりすること。これでトラブルを防ぎます。

もしすぐにアドレスを削除した場合、メールでやり取りしていた取引先の中で、その社員が退職したことの通知漏れがあったときどうなるでしょう。問い合わせても返信が無い、信用問題に発展しかねません。

だからといって、管理を放棄して別の者がそのまま使い続けることも、大きな問題があります。

例えば、「@」の前が退職者の氏名で、誰かがそのアドレスを引き継いで取引し続けた場合、なにかトラブルがあったとき、退職した社員に迷惑がかかる恐れがあります。もし「@前」の氏名と別人である事を取引先の方に伝えてあるとしても、混乱を招くでしょう。

また、セキュリティ上の問題があります。パスワードを変更せず、そのままにしておくならば、退職した社員がいつでもメールの内容を閲覧できる状態になっていることになります。何かトラブルあってからでは遅いですし、また問題があったときに、その退職者を疑わなければならない状況になれば、それは悲しい事ですね。

退職者のメールアドレス、削除する場合は?

先の項目では、パスワードなどのセキュリティを管理しながら、一旦削除せずにおくことをおすすめしました。

しかし、やはり整理するためにも最終的に退職者のアドレスは削除する場合や、個人名の入ったアドレスの場合、削除の前に何をすべきでしょうか。

必ず行いたいのは、そのアドレスでやり取りした全ての相手に、そのアドレスを使っていた者は退職し、このアドレスは今後消滅する事、その後はどこに連絡してほしいかを明確に伝えておく事です。取引先の方が、「聞いてないよ!」という事になれば大変な失礼に当たりますね。

また、連絡したからと言ってまだ、すぐには削除しないでください。その連絡のメールを見落としてどなたかがメールをしてくるかもしれないからです。これまでやり取りの合った全相手に退職の連絡がいきわたった事が確認できるまではそのアドレスは残し、現担当者のメールアドレスに受信メールが転送されるように設定してください。

その際には、パスワードの変更もお忘れなく。

退職する際のメールアドレス管理について、マニュアル化しておく

もしまだでしたら、退職の前のアドレス管理を退職者ご本人に完了していってもらうよう、マニュアル化しておくのは良い事です。

すでに取引が完全に終了しているお相手の連絡先の整理や、退職する事、次の担当者の情報の連絡を事前に済ませておく事、退職後は次期担当者に転送する設定を済ますなど。最後にパスワードの変更を残すのみと言うところまでは、確実に完了させておいてもらうと、引継ぎはスムーズですね。

後になってからアドレスの中のことでゴタゴタして、退職者に連絡を取らなければならないのは、あまりにも非効率ですね。

また、会社のホームページの管理をされていた方の退職の場合も、同じようなリスクヘッジをしなければならないでしょう。セキュリティの面で、部外者がいつでも中身をいじれるようでは危険ですね。パスワードの変更は見落とさないよう注意しましょう。

退職者のプライバシーや安全を守りましょう

メールアドレス、または会社のホームページの管理者ページや社内連絡用のネットワークについても、定期的なパスワード変更をするようにしましょう。

外部からの不正アクセスがあった場合、退職者を疑いたくは無いですね。もしも、アクセスする権利の無い人物が操作した場合、不正アクセス禁止法などの犯罪になります。そういったことが起こらないためにも、セキュリティはしっかり行いたいものです。

またあるケースでは、〈仕事関係のやり取りにフリーメールの”Gmail”を使用していて、退職後、自分のグーグルアカウントからかつての仕事関係のアドレスを削除しようとしたら、会社側でそのアドレスを無効にしてしまっていたため(パスワードを変えていた)、自分のほうでは削除できず困った〉という退職者が居たようです。

退職者と会社側でうまくコンタクトが取れればよいですが、やはり、退職前に引継ぎを完了させておくべきですね。

もし、このような管理に不安がある場合、プロにお願いする事もできます。ウェブサイト作成やIT活用のアドバイスをしてくれるような会社に相談するなら、IT関係のセキュリティについても良い助言を受ける事が出来るでしょう。

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