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出張に上司と一緒に行くことになった時に心得ておくべきこと

2017.6.7

会社の外に出たからといって、それで休暇モードに移行するわけではありません。これはまだ仕事であり、あなたが話すこと、することは後で自分に跳ね返ってくると肝に銘じておかなければなりません。

会社員は、オフィスの外での上司との過ごし方について心配する必要はほとんどありません。出張はほとんどの場合一人ですし、一緒に出かけるとしても、同じ車で近くの会議場に行く程度のものでしょう。しかし上司と一緒にある程度の長旅をするとなると、それは最も印象づけたいと思う人との充実した数日間にもなり得ます。

上司と一緒の出張は、キャリア上のチャンスでもあります

このような出張はストレスが多いものの、役に立つキャリアチャンスを提供します。上司と部下が一緒に出張すれば、一緒に食事をし、空港で待ったり、車で長い時間移動することになります。その結果、部下はいつもオフィスにいるときとは違う形で上司を知ることができ、得るものが大きいのです。

上司と働いている期間が1週間であろうと10年であろうと、出張は良い印象を与える機会を提供します。いつもの日々の仕事とは違い、自分のスキルを上司にアピールするよい機会になります。

これから上司と一緒に出張するという時は、状況を最大限に活用することが重要です。出張の前にスケジュールをよく確認し、プレゼンテーションやミーティングに必要なすべての書類があることを確認してください。あらゆるものをGoogle Docsのような共有可能なサービスに整理し、上司がいつでも簡単にアクセスできるようにしてください。

上司と一緒の出張、事前の準備と道中の注意

出張に出る前、または道中にあなたがすべきことはいくつかあります。

お金の話は事前にオフィスでしておきましょう。出張費をいったん仮払いする場合は、出張前に上司と打ち合わせて、誰がチケットを予約し、ミーティングの予定を立て、お金を出すのかを決めておきましょう。

上司よりも早く空港、ホテル、会議、イベントに到着するように計画を立て、決して上司を待たせてはいけません。たとえ言われなくても旅程を守る責任はあなたにありますから、一日のイベントの住所と道順はきちんと頭に入れておき、上司にどこへ行くのですかと尋ねるようなことがあってはなりません。

旅行の手配をする時には、電車や飛行機の座席を一緒にするか上司に確認してください。はっきりしない場合は、一般的に一緒に座るのが礼儀とされています。

上司の隣に座っている時は、上司はちょっと仕事の話をしたいかもしれませんから、上司が何をしたいのかに気をつけ、1人で勝手にイヤホンをつけて眠ってはいけません。上司が本や雑誌を読み始めたら、自分も本を読むなり、居眠りをするなり、好きなことをして構いません。

上司と一緒の出張で陥りがちな罠

出張中は社交的に振る舞うことを心掛けますが、それはなれなれしくすることとは違います。

どんな旅行の同伴者とも同じく、旅行中は上司と一番多く会話することになりますので、時間の経過とともに警戒心も薄れ、よりオープンになるのは当然です。しかし一時的に上司がまるで同僚であるかのように感じることがあっても、地位が上の人と話しているという事実を忘れないことが重要です。同僚のゴシップ、不適切な個人的な話、または上司からつまらない人間に見られかねないような話は避けてください。

毎晩グループディナーに参加する必要はありませんが、ずっとホテルの部屋にこもりきりになるのではなく、少なくとも1度は出るようにしましょう。会社やキャリアに役立つ人達に会うよいチャンスです。

社交的になり、ネットワークをつくるのはキャリアにプラスになりますが、あまりにも多くの情報を共有することは、逆の影響を与える可能性があります。オフィスで言わないようなことは、オフィスの外でも言わないでください。

お酒で失敗しないようくれぐれも気をつけて

出張した時はいつもの生活とは違う開放感もあり、仕事の後にはアルコールがつきものですが、飲み過ぎは禁物です。あくまでビジネスで来ているのですから、もし酒を飲んで失敗すれば、ビジネスに重大な影響が出ることだってあり得るということを忘れないようにしてください。

上司の方から提案してくるのでない限り、空港のバーで待ち合わせをするのは恐らく悪い考えでしょう。

たとえ上司が酒飲みではなくとも、クライアントが飲み物を注文し、あなたと上司を誘ってくることがあるかもしれません。そうした場合は、上司の行動にならってください。

あなたの上司が一杯やっても構わないと言ったなら、飲み物を一杯注文し、その一杯を夜中持たせてください。上司がおかわりを注文したら、あなたも同じことをしてもいいでしょう。飲み物を1時間以上かけて飲むことで、酔っ払って頭が回らなくなるのを避けることができます。

出張の服装にもきちんと気を配りましょう

もし出張先がハワイならラッキーですが、それは必ずしもショートパンツとサンダルを用意して行くべきということにはなりません。

ドレスコードを調べ、イベントのトーンに合わせて適切な荷造りをしましょう。それが大きな会議であれば、世界各地のその分野の指導者が来るのですから、服装にも気をつけたいものです。会社や部署の集いなら、ビジネスカジュアルでも構わないでしょう。

何度も着ることができる服を持っていって、前日とは違うけれど、同じようなスタイルに見える服装をコーディネートします。すべての予定された会議のための服と、予定外のイベント1つか2つにも対応できるように準備を怠らないでください。

上司と遭遇する可能性が常にあるので、だらしのない格好を見せないように、自由時間にも服装を意識してください。

上司と一緒に出張に行くのは気が重いかもしれませんが、慎重に準備すれば、成功につなげることが出来ます。上司と出かけた出張があなたのキャリアの軌道に大きな変化をもたらしたことを後で知ることになるかもしれません。

こうした出張では、少しのミスも許されないように感じるかもしれませんが、仕事に専念しているところを見せるなら、上司は小さな誤りには気付きませんから、心配しすぎは禁物です。

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